Chứng nhận ISO 41001: 2018 về hệ thống Quản lý Cơ sở ( FMS )
ISO 41001: 2018 là gì?
ISO 41001: 2018 là tiêu chuẩn quốc tế do ISO ban hành, cung cấp hướng dẫn cho việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý cơ sở vật chất (FMS) hiệu quả.
Tiêu chuẩn này:
– Áp dụng cho mọi tổ chức, mọi lĩnh vực và quy mô.
– Có cấu trúc tương tự như các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 45001 (An toàn lao động) và ISO 50001 (Quản lý năng lượng).
Mục tiêu của ISO 41001: 2018 là:
– Tăng tính hiệu quả, nhất quán trong hoạt động quản lý cơ sở.
– Thúc đẩy an toàn, sức khỏe, phúc lợi và bền vững môi trường.
Tại sao vấn đề tuân thủ trong quản lý cơ sở
Mặc dù ISO 41001: 2018 không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng việc tuân thủ tiêu chuẩn này mang lại nhiều giá trị thiết thực:
Tuân thủ các quy định
– Hỗ trợ tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến an toàn, môi trường, lưu trữ hồ sơ.
Tăng cường an toàn nơi làm việc
– Ngăn chặn sự cố cơ sở, đảm bảo môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên.
Bảo vệ môi trường
– Giảm thiểu chất thải, quản lý hóa chất nguy hại hiệu quả.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên
– Hạ tầng vận hành tốt (như HVAC, điện nước) giúp nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái, nâng cao năng suất.
Tiêu chuẩn hóa quy trình
– Tạo sự nhất quán, độ tin cậy cao trong quản lý vận hành cơ sở.
Tăng độ tin cậy của tổ chức
– Đảm bảo hệ thống từ thiết bị sản xuất đến tiện ích hoạt động ổn định, lâu dài.
Lợi ích của việc Chứng nhận ISO 41001: 2018
Các tổ chức đạt chứng nhận ISO 41001: 2018 có thể nhận được:
– Cải thiện an toàn, sức khỏe và phúc lợi cho người lao động.
– Nâng cao năng suất thông qua vận hành cơ sở hiệu quả.
– Tăng tính nhất quán và hiệu quả trong dịch vụ.
– Tiêu chuẩn hóa hệ thống FMS trên mọi loại hình tổ chức.
– Cải thiện uy tín với đối tác, khách hàng và thị trường quốc tế.
Kết quả cuối cùng:
– Giảm chi phí vận hành,
– Nâng cao hình ảnh và độ tin cậy trên thị trường.
Các bước chuẩn bị chứng nhận ISO 41001: 2018
1. Hiểu rõ phạm vi tiêu chuẩn
- ISO 41001 áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào mong muốn xây dựng hệ thống FMS hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của các bên liên quan.
2. Sử dụng tài liệu tham khảo
- Chuẩn bị các tài liệu như ISO 41011 (Từ vựng FM) và các hướng dẫn liên quan.
3. Nắm chắc thuật ngữ
– Hiểu các thuật ngữ chính: hệ thống quản lý, bên liên quan quan tâm, cải tiến liên tục…
4. Xác định bối cảnh tổ chức
– Đánh giá nhu cầu, mong đợi từ khách hàng, nhân viên, đối tác và phạm vi ảnh hưởng của hệ thống FM.
5. Tham gia của lãnh đạo
– Ban lãnh đạo cần cam kết, phân bổ nguồn lực và hỗ trợ xây dựng chính sách FM.
6. Lập kế hoạch chi tiết
– Đặt mục tiêu FM cụ thể, lập kế hoạch hành động, phân công nhiệm vụ rõ ràng.
7. Tận dụng nguồn lực hỗ trợ
– Sử dụng chuyên gia tư vấn, đào tạo, và các tài liệu hỗ trợ để xây dựng hệ thống FM vững chắc.
8. Triển khai hệ thống
– Đưa kế hoạch vào vận hành, tích hợp dịch vụ nội bộ và đối tác bên ngoài.
9. Đo lường và đánh giá hiệu suất
– Theo dõi các chỉ số chính, thực hiện đánh giá nội bộ, so sánh với chuẩn ngành.
10. Thực hiện cải tiến liên tục
– Luôn phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất và triển khai các hành động cải tiến.
Chuẩn bị cho Đánh giá ISO 41001: 2018
Để sẵn sàng cho kỳ đánh giá ISO 41001: 2018, tổ chức cần:
– Hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở vật chất với đầy đủ quy trình, lịch trình kiểm soát.
– Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ để phát hiện điểm yếu.
– Giám sát và cải tiến liên tục các chỉ số vận hành.
– Giữ gìn không gian làm việc sạch sẽ và chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết.
– Thể hiện sự chuyên nghiệp, trung thực trong quá trình đánh giá.
– Sẵn sàng tiếp thu và khắc phục các điểm không phù hợp nếu có.
